Obehag: Starta inte ett e-postmeddelande med 'Jag hoppas att det här hittar dig bra'

Många människor som jag inte känner börjar e-postmeddelanden med gitterhälsningen, jag hoppas att du mår bra, mitt vanliga svar: Ja ... Jag känner dig inte och jag är tillräckligt bra för att radera din e-post utan att läsa mer.

Och med tanke på resultaten av en informell undersökning känner många på samma sätt.

Catharine Hamm, resredaktör för Los Angeles Times , som får oräkneliga platser från potentiella bidragsgivare och PR-agenter, fruktar också att få jag hoppas att du är bra e-postmeddelanden. Det är av Guds nåd som jag mår bra, men tänk om jag inte gjorde det? hon frågade. Jag är säker på att jag skulle vara lika arg ... Till dessa människor säger jag detta: Att bygga ett förhållande innebär att hjälpa mig att göra mitt jobb och inte fråga mig hur jag har det. Det betyder att förstå min marknad, inte försöka förstå min psyk. Det innebär att identifiera och ta itu med mina journalistiska behov, inte hjälpa mig att hitta mitt personliga centrum.

Barbara Teszler, VD för Teszler PR i Santa Monica, Kalifornien, sägeröppnar med Jag hoppas att det här e-postmeddelandet hittar dig bra är precis där uppe med ett kallt samtal som börjar. Lägg inte på eller maila viktig information i rött på kuvertet (den viktiga informationen är att du har godkänts för en kredit kort med ett företag som du inte bryr dig mindre om). Människor väljer 'Jag hoppas att du mår bra' för att skapa en personlig koppling - det låter det låta som om du redan har träffat den här personen, och att ignorera eller avvisa någon du träffat personligen är mer oförskämt än att ignorera en främling som du Jag har aldrig träffat, så det är mer sannolikt att ditt e-postmeddelande kommer att läsas på det här sättet - men det tycker mig är konstruktivt och uppriktigt.

Mike Plugh, docent i kommunikation vid Manhattan College, anser att dessa hälsningar har mer att göra med mottagarens tolkning än avsändaren. Om någon skriver, 'Jag hoppas att du hade en bra vecka', eller 'Jag hoppas att det här hittar dig bra', finns det en chans att du haft en hemsk vecka eller att du är långt ifrån 'bra', men erkännandet av vårt ömsesidiga mänskligheten är det verkliga budskapet, snarare än några konkreta förhoppningar, säger Plugh. Anledningen till att dessa vänliga nöjen kan verka uppriktig är att de stirrar på oss från en vit skärm, som till sin natur är opersonlig.

Prenumerera på Bragancas dagliga nyhetsbrev En e-postserver visar varningar för skräppost eller oönskade e-postmeddelanden.Foto: Ian Waldie / Getty Images

Enligt McClain Watson, chef för företagskommunikationsprogram vid Naveen Jindal School of Management vid UT Dallas, måste människor bli ljusare. Om meningen 'Jag hoppas att du mår bra' i ett e-postmeddelande framkallar ett känslomässigt svar från dig, har den meningen gjort sitt jobb, säger Watson. Tonen i de flesta av våra dagliga e-postmeddelanden är procedurell, transaktionell och låter som den skrevs av zombies för zombies. En utmaning för oss - som jag - som vill skriva ett e-postmeddelande för människor med ett hjärtslag är att hitta ett sätt att skapa en sympatisk förbindelse med läsaren så att vår e-post läses med en mänsklig röst. ”Jag hoppas att du mår bra” är kanske inte det bästa sättet att uppnå det målet, men det gör ett anständigt jobb mycket av tiden.

Etikettexpert Brooke Straiton rekommenderar att du skriver dina e-postmeddelanden bakåt. Din första mening bör sammanfatta dina behov eller avsikten med e-postmeddelandet, säger hon. Detta gör det möjligt för någon att veta från början om detta är ett e-postmeddelande som måste adresseras snarast, arkiveras som informativt, eller vad som helst lämplig åtgärd kan vara. Om du vill lägga till ”godis” lämnar du dem till slutet.

Jill Tipograph, grundare av Tidiga scenkarriärer , ett konsultföretag som hjälper unga människor att få praktikplatser eller första jobb, erkänner att det är svårt att hoppa direkt in i affärer, så det är viktigt att räkna ut rätt strategi. Din personlighet och äkthet måste fastställas. Du måste hitta något bekvämt och acceptabelt när det gäller tillvägagångssätt. Det är inte en storlek som passar alla, säger hon. Varje situation är annorlunda. Tillvägagångssättet bör återspegla den storlek och / eller bild du kan hitta online.

###

Pitch Perfect: Effektiva sätt att starta ett e-postmeddelande

Bragancaen bad Jill Tipograph att ge tips för att förbättra e-postmeddelanden:

Jag hoppas att det här e-postmeddelandet är bra för dig bör reserveras för ett telefonsamtal eller en uppföljnings e-post till en personlig introduktion. Om du inte känner personen ännu är det bäst att använda ett annat tillvägagångssätt.

Äkthet måste vara verkligt, eller gå inte den vägen. Var professionell, inte avslappnad. Tänk på att köpa ett kort: Skulle du skicka ett överdrivet eller alltför uppriktigt kort till någon du inte känner?

Fel på den konservativa sidan närmar sig. Starta ett e-postmeddelande med Dear Mr./Ms./Dr .; flytta bara till personliga namn när en relation eller rapport har upprättats. Hej eller Hej är alldeles för avslappnad. Använd egennamn: Om de heter Robert ska du inte hänvisa till dem som Bob i ett första e-postmeddelande.

Nämn hänvisaren (om du har deras tillstånd) - börja alltid med den personens namn i ämne och första rad. Det är din tillgång. Kära (blank) —Jag hänvisades av (blank), som trodde att du skulle vara någon bra att kontakta om (blank).

Närma dig människor som använder sitt branschjargon - människor i kreativa områden talar på ett sätt, medan de som arbetar på ett annat. Men i alla fall är det klokt att inte vara extrem. Olika branscher har olika standarder.

Använd en killer e-post ämnesrad — folk bryr sig inte om att läsa det faktiska e-postmeddelandet om ämnet inte resonerar. Se till att det är relevant, pittigt och ger någon anledning att öppna. Så mycket går till skräppost idag, så det är viktigt och värdefullt att infoga ett gemensamt intresse, alma mater eller en person som rekommenderade dig.

Skicka ett uppföljnings-e-post - första e-postmeddelanden läses ofta inte. Differentiera det: Jag hoppas att du har en fantastisk vecka och ville följa upp min e-post förra veckan.

Pet Peeves

Undvik emojis eftersom de kan skapa fel första intryck.

Nämn inte någon utan deras tillstånd.

Tilldela inte personen ett smeknamn. Berättelse: En ny högskoleexamen närmade sig Jill online och sa, Hej Jilly. Ingen har kallat mig Jilly sedan jag var barn, med bara min man på många år som kallade mig det kärleksfullt då och då, sa hon. Jag blev mycket avskräckt.

Trippel bevis - det är pinsamt att se felstavningar och felaktig användning av grammatik - speciellt en persons fel namn eller företag (tänk på högskolans applikationer, t.ex. fel kolleginsnamn i en uppsats).

Be inte om gratis råd eller jobb utan att erbjuda något av värde i utbyte. Det är alltför påstått och en avstängning.