Ett tackbrev - eller brist på det - påverkar anställningsbeslut.Pixabay Som jag råder kandidater under hela deras intervjuprocessen , det finns ett område där jag konsekvent får tillbaka: Behöver jag verkligen skicka ett tackmeddelande? Gör det någon skillnad?
Jag förstår oviljan. I de allra flesta fall erkänns din tack-anmärkning efter intervjun aldrig och de flesta kandidater får bara ett erbjudande i en liten andel av de positioner som de intervjuar för. Det kan verka som att ansträngningen att skriva en anteckning är bortkastad eller att alla dessa anteckningar sopas in i ett rekryterande svart hål där de glider bort till evig irrelevans.
Att skriva en anteckning av något slag verkar överflödig i vår snabba samtida era. Det väcker bilder av präglade brevpapper och vaxförseglingar eller det gnissande du fick av din mamma efter jul för att tacka din moster Marge för halsduken hon stickade dig. Vem behöver något av det?
En välskriven postintervju tack tack kan dock vara en effektfull del av affärskommunikation som kan hjälpa till att försegla affären. Jag har sett många fall där tackmeddelandet cementerade en anställningsmyndighets positiva intryck av en kandidat eller faktiskt gjorde ett negativt intryck till ett positivt som i slutändan resulterade i ett erbjudande. Jag har också sett dåligt skrivna tackanteckningar resultera i att en marginell kandidat snabbt nixas.
Vårt senaste exempel var med Maggie som intervjuade med en av våra kunder för en mellannivå som marknadsföring. Efter min rekommendation och efter att ha passerat en telefonskärm planerade den här klienten en dag med intervjuer med Human Resources, anställningschefen, kamratnivåanställda och Vice President of Marketing, Ron. Den sista intervjun med Ron händer bara om de föregående intervjuerna går bra. Jag har några klienter där intervjun med en VP är en formalitet eller ett godkännandestämpel. Så är inte fallet här. På detta företag är VP avgörande. Han vill ha inköp från laget, men han gör det sista samtalet.
När Maggie ringde till oss efter sin intervju sparkade hon sig själv. Dagen hade börjat mycket bra, tillräckligt bra, faktiskt, att Ron lades till i sitt schema i slutet. Det var där hjulen började lossna.
På något sätt klickade hon och Ron bara inte. Svaren som tycktes imponera på resten av personalen föll platt med honom. I slutet av intervjun frågade han henne vilka sociala medier som hon gillade. Hon ritade bara ett tomt. Medan sociala medier aldrig hade varit en del av hennes jobbansvar, skulle det vara en liten men viktig del av hennes roll här. Klienten visste om hennes brist på erfarenhet inom detta område men var villig att låta henne lära sig på jobbet på grund av styrkan i resten av hennes bakgrund. Genom att inte kunna tänka på ett enda exempel var hon säker på att hon skadade sina chanser.
Värre, efter att hon lämnat intervjun kunde hon tänka på dussintals fantastiska sociala mediekampanjer. I själva verket hade hennes eget företag just gjort ett mycket framgångsrikt företag och även om det inte var en officiell del av Maggies jobb, hade hon hjälpt till att samordna det med sitt företags sociala mediechef. Hon var helt nedslagen när hon funderade på hur grundligt hon hade startat den frågan.
Även om det uppenbarligen hade varit bättre om Maggie hade imponerat på Ron med ett fantastiskt svar på hans ursprungliga fråga, rådde vi henne att ett välskrivet tackbrev kunde få tillbaka hennes kandidatur.
Liksom många andra människor (till exempel din verkligen) var Maggie faktiskt en mycket bättre kommunikatör i tryck än personligen. Hon tackade honom för chansen att prata och skrev sedan: Efter ytterligare eftertanke insåg jag att jag inte svarade på din fråga om sociala mediekampanjer så effektivt som jag skulle ha velat. Därefter listade hon tre sådana kampanjer, varför hon gillade dem, och förklarade hur delar av var och en kunde visa sig vara effektiva för att främja Rons verksamhet. Hon redogjorde för den lilla roll hon hade spelat för att hjälpa sin sociala mediechef att starta sitt företags ansträngningar och upprepade hur ivrig hon var att utveckla denna färdighet när hon arbetade med Ron och hans team.
Medan ett bra tackbrev inte alltid kan vända saker, gjorde det i det här fallet. Ron bjöd in Maggie tillbaka, saker gick mycket smidigare, och så småningom förlängdes hon ett erbjudande. Jag har också sett många fall där en klient kommenterade hur välskriven en given kandidats anteckning var och fall där en klient tydligt undrade varför en kandidat i en viss skiffer gjorde det inte Skriv en lapp. Slutsatsen är att det att skriva tackanteckningar - eller att inte göra det - definitivt kan påverka anställningsbeslut.
Här är nio riktlinjer för hur du skriver effektiva tackanteckningar:
- Håll din anteckning kort. Skriv inte mer än tre till fyra stycken utan långa textblock. Om ditt brev är så långt som den här listan är det för långt. Kort och söt är bäst.
- Skicka din anteckning via e-post. Till skillnad från det brevet till din moster Marge är detta en affärskommunikation och de flesta affärer bedrivs via e-post. Detta gör det mycket viktigt att få din intervjuares visitkort efter intervjun. Om du inte får ett kort, fråga din rekryterare, receptionisten eller din HR-kontakt för de adresser du behöver.
- Skicka ett separat meddelande till varje person du träffade. Grundformatet kan vara detsamma, men varje anteckning bör anpassas på något sätt.
- Skicka det så snart som möjligt efter intervjun. Anställningsbeslut fattas enligt en mycket snabbare tidtabell idag. Om du väntar till nästa vecka (eller till och med i morgon) kan ditt brev komma in efter att ett beslut har fattats.
- Visa lite tacksamhet. Inledningen ska vara ett uppriktigt uttryck för ditt tack för intervjuarens tid och möjligheten att få chansen att träffas. Om du inte kan vara ärligt tacksam verkar det vara uppriktigt att gå igenom rörelserna och det hjälper inte din sak.
- Ange ditt ärende. Det mellersta ett till två styckena bör upprepa varför du skulle passa bra för positionen och / eller användas för att övervinna alla invändningar du stött på eller, som Maggie, ge ett mer ingående svar på en fråga som du kanske har stulit. Du kan fuska genom att använda tre till fyra punkter för att göra ditt argument, men var försiktig med att bli för ordlig. Överväg detta noggrant. Efter att ha intervjuat borde du ha en bättre förståelse för vad de letar efter, och du vill upprepa att du har det här.
- Bli upphetsad. Stäng genom att uttrycka ditt intresse för jobbet och lära dig om nästa steg i processen. Om du diskuterade när du skulle höra från företaget (och du borde ha gjort det), ange det igen här. Nämn att du kommer att vara i kontakt om du inte hör från dem vid ett angivet datum.
- Trippelkontrollera ditt arbete. Var noga med att korrekturläsa ditt brev för grammatiska och stavfel. Jag har sett mer än en kandidat ta bort sig från övervägande genom att skicka ett dåligt skrivet brev. Var särskilt uppmärksam på stavningarna av företagets namn och intervjuarens namn. Ingenting ser värre ut än att få fel på dem, men jag har sett det hända. Oavsett anledning får jag ständigt e-postmeddelanden som adresserar mig som Kieth.
- Inga läskvitton tillåtna. Skicka inte ditt tackbrev med begäran om leveranskvitto eller läskvitto. Detta skapar en skyldighet för mottagaren och kan ses negativt.
Ett välskrivet tackmeddelande garanterar inte att du får jobbet, men det kan hålla dig i jakten eller hjälpa till att vända negativa uppfattningar. Viktigt är att en dåligt skriven anteckning eller underlåtenhet att skriva en alls kan påverka anställningsmyndigheterna negativt. Se till att skriva en anteckning efter varje intervju —Och tack för att du läste den här artikeln. Jag uppskattar ditt fortsatta stöd.
Keith Smooth är president för Patrickson-Hirsch Associates , ett Executive Search-företag som specialiserat sig på placering av marknadsföringspersonal i konsumentfokuserade organisationer. Om du har jobbsökning eller anställningsrelaterade frågor, kontakta honom på keith@patrickson-hirsch.com .
