Liksom de flesta är mina dagar fyllda med brådskande men ofta triviala uppgifter.Unsplash När Bonnie Ware, en palliativ vårdsjuksköterska som tar hand om terminalpatienter under de sista veckorna i deras liv, frågade vad människors största ånger var, kom fem svar om och om igen:
- Jag önskar att jag hade haft modet att leva ett liv som var riktigt mot mig själv, inte det liv som andra förväntade mig
- Jag önskar att jag inte hade arbetat så hårt
- Jag önskar att jag hade haft modet att uttrycka mina känslor
- Jag önskar att jag hade hållit kontakten med mina vänner
- Jag önskar att jag hade låtit mig vara lyckligare
Jag tänker mycket på den här listan medan jag arbetar.
Liksom de flesta är mina dagar fyllda med brådskande men ofta triviala uppgifter. E-postmeddelanden. Möten. Catchups. Samtal.
Det är som att betala av ett räntekreditkort. Jag jobbar själv till benet men gör knappt en bucklan i princip . När jag tänker tillbaka på vad jag åstadkom av betydelse under en viss vecka kommer ibland inte en sak att tänka på. Hur händer det?
Vid ett samtal på Stanford tog Phil Libin, VD för Evernote, upp denna exakta fråga och diskuterade hur man kan skilja mellan vad som är brådskande och vad som är viktigt i ditt liv:
Brådskande uppgifter är uppgifter som måste hanteras omedelbart.
Det här är saker som telefonsamtal, uppgifter med kommande tidsfrister och situationer där du måste svara snabbt. Att svara på ett e-postmeddelande, när du måste göra det, är vanligtvis en brådskande uppgift.
Viktiga uppgifter är uppgifter som bidrar till långsiktiga uppdrag och mål.
Det här är saker som den boken du vill skriva, presentationen du vill göra för en kampanj och företaget du planerar att starta.
Problemet är att viktiga uppgifter vanligtvis trumfas av brådskande uppgifter. Så om du har en begränsad tid på dagen, hur kan du se till att du avsätter tid till viktiga uppgifter?
Använd en beslutsmatris för att bestämma vad som är viktigt
Ett sätt att räkna ut vad som är viktigast är att använda Eisenhower beslutsmatris : 
Närhelst du gör det gör du den avvägningen mellan viktig och brådskande.Jamesclear.com/Crew.co
Utvecklad av Dwight Eisenhower, en femstjärnig general i USA: s armé, den översta befälhavaren för de allierade styrkorna i Europa under andra världskriget, President of Columbia University, oh, och en tvåårig USA: s president, den här enkla rutan delar upp uppgifterna i enkla kategorier:
I det övre vänstra hörnet ( Viktigt och brådskande ), kan du sätta saker som kriser, deadlines och problem.
Det övre högra hörnet ( Viktigt och inte brådskande ) kan bestå av saker som relationer, långsiktiga projektplanering och rekreation.
Det nedre vänstra hörnet ( Inte viktigt och brådskande ) kan bestå av avbrott, möten och aktiviteter.
Det nedre högra hörnet ( Inte viktigt och inte brådskande ) kan bestå av tidsödande, trevliga aktiviteter och andra triviala uppgifter.
Det är ganska lätt att eliminera de inte viktiga, inte brådskande grejerna. Det är typ av en no brainer. Du vill spendera så lite tid där som möjligt.
Viktiga och brådskande saker är också uppenbarligen de första sakerna du bör ta itu med.
Men hur är det med att prioritera mellan de andra två kvadranten? Det är där saker blir svåra.
De flesta använder först brådskande uppgifter först - problemet är det om du alltid gör brådskande uppgifter kan du inte utföra viktiga uppgifter .
Brådskande uppgifter kommer alltid upp. Och det kommer alltid att finnas mer brådskande uppgifter än du har tid att utföra, oavsett hur hårt du försöker.
Har du någonsin upptäckt att du säger: [X] är verkligen viktigt, men jag har inte tid för det just nu?
Närhelst du gör det gör du den avvägningen mellan viktig och brådskande. Lao Tzu säger, Time is a created thing. Att säga 'Jag har inte tid' är som att säga 'Jag vill inte.'
Eller som Picasso uttryckte det, bara skjuta upp till i morgon vad du är villig att dö efter att ha ångrat.
Hur man gör viktiga uppgifter brådskande
Det enklaste sättet att se till att en viktig uppgift är angelägen är att ge den en deadline .
Tidsfrister är faktiskt det som gör brådskande uppgifter brådskande: Det faktum att du måste hantera dem omedelbart. Brist på tidsfrister är också ofta det som gör viktiga uppgifter så viktiga. De är vanligtvis den typ av saker som du kan komma till så småningom.
Du måste till exempel betala hyra i slutet av månaden. Det är en deadline. När tidsfristen närmar sig blir uppgiften mer och mer angelägen.
Å andra sidan är ditt mål att komma i form viktigt, men det är inte brådskande alls. Gör du ha att ta sig till gymmet i slutet av månaden? Antagligen inte.
Så det första du måste göra om du vill se till att viktiga uppgifter görs är att ställa in tidsfrister. En viktig uppgift är nästan alltid en enorm uppsättning uppgifter (de är ofta mer som projekt) och för att du ska kunna ställa in en deadline måste du först dela upp den i mindre uppgifter och ställa in deadlines för dem.
Min favoritstrategi till detta kommer från Få saker gjorda , där David Allen frågar:
Vad är nästa fysiska åtgärd du behöver vidta för att göra framsteg i denna uppgift?
Det är det du behöver för att ställa in en tidsfrist för.
Nu är det här den viktiga delen kommer in, för det räcker inte att bara ställa in en deadline.
Varför du behöver allvarliga deadlines
Den andra kvaliteten på brådskande uppgifter som gör dem brådskande är att deras tidsfrister inte är förhandlingsbara.
Om du inte når tidsfristen finns det allvarliga konsekvenser.
Det är uppenbart varför detta är fallet med något som att inte betala hyra. Först kommer din hyresvärd att ringa upp dig och skrika åt dig. Om du är känslig för socialt tryck kommer det nog att räcka för att du ska kunna betala din hyra i tid. Annars kommer du så småningom att väckas till domstol och utvisas, vilket är tillräckligt allvarligt för de flesta.
Problemet med att bara ställa in tidsfrister för viktiga uppgifter är att de inte automatiskt blir allvarliga. Om jag säger att jag måste gå till gymmet innan veckans slut, finns det i princip inga konsekvenser för att inte nå den tidsfristen.
Så hur gör du deadlines mer betydelsefulla? Här är några sätt:
1. Gör det offentligt
Ett sätt att göra en deadline mer allvarlig är att ange den offentligt. När du är offentligt ansvarig till en deadline kan du inte lura bara dig själv. Baksidan av detta mynt är att om du ställer in ett datum offentligt, bör du se till att du faktiskt kan slå det. Det finns inget som stressen att behöva nå en deadline som du har ställt för aggressivt för dig själv.
2. Skapa belöningar och straff
Ett annat sätt att göra en deadline mer allvarlig är att sätta upp en belöning för att slå den eller straff för saknad. Placera denna uppsättning belöningar och straff i förväg och se till att du inte är den person som är ansvarig för att verkställa det. Skriv till exempel en check på $ 2000 till någon politisk organisation som du hatar, ge den till din vän och be dem att skicka den om du inte når tidsfristen.
3. Håll andra ansvariga
När det gäller att hålla andra (som medlemmar i ditt team) ansvariga för deadlines är det viktigt att få människor att inse hur viktiga deadlines är viktiga för dig. Du kan inte tolerera missade deadlines. Och det innebär att du faktiskt checkar in och har obekväma samtal när deadlines missas. Om du inte gör det kommer folk förståeligt att anta att tidsfrister inte är så viktiga för dig, och de kommer att börja pressas tillbaka eller missas allt oftare.
4. Ställ in ständiga påminnelser för dig själv
Det är väldigt enkelt att ignorera en deadline såvida du inte har en ständig påminnelse. Brådskande uppgifter har ofta inbyggda påminnelser, som din vän eller make som fortsätter att bugga dig för att göra något. För viktiga uppgifter måste du ställa in dessa påminnelser själv. Lägg klistermärken runt ditt skrivbord. Ställ in kalenderhändelser eller timers. Sätt upp en skylt vid din badrumsspegel. Gör vad du behöver göra för.
*****
Verkar det som mycket arbete? Det kan vara i början. Men med tiden blir det lättare och du kommer att upptäcka att du känner dig mycket mindre stressad.
Du har alltid tillräckligt med brådskande uppgifter för att fylla en hel dag, vecka, år eller till och med livstid. Men det du verkligen borde spendera det mesta av din energi på är att åstadkomma viktiga saker, så att du inte hittar en lista med ånger över saker du aldrig hittat tid att göra.
Jory MacKay är redaktör @CrewLabs , där detta inlägg ursprungligen dök upp . Vill du lära dig att bli den bästa versionen av dig? Klicka här att gå med i tusentals tillverkare och entreprenörer som får vår e-post varje vecka för att öka din kreativitet och produktivitet.
